Informativa CONSENSO CLIENTI/FORNITORI ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

Con il presente documento (“Informativa”) il Titolare del trattamento, come di seguito definito, desidera informarla sulle finalità e le modalità del trattamento dei Suoi dati personali e sui diritti che Le sono riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla loro libera circolazione (“GDPR”). La presente Informativa potrà essere integrata dal Titolare ove eventuali servizi aggiuntivi da Lei richiesti dovessero comportare ulteriori trattamenti.

Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

Il Titolare del Trattamento è la società ELECTRIC S.R.L. che ha nominato Responsabile della Protezione dei Dati il Sig. Dalla Venezia Gabriele
Eventuali domande o richieste di rettifica dei dati trattati devono essere inoltrate con le seguenti modalità:
• scrivendo all’Electric s.r.l. o direttamente al Responsabile della Protezione dei Dati
• mandando una mail all’indirizzo: privacy@electricsrl.com
• telefonando al numero 02.57518113
Il Titolare, anche tramite le strutture designate, provvederà a prendere carico della Sua richiesta e a fornirle entro un mese dal ricevimento della stessa, le informazioni richieste.
Non sono accettate richieste in forma anonima; il titolare si riserva il diritto di richiedere ulteriori informazioni necessarie a confermare l’identità dell’interessato.
Categorie di Interessati: Persone fisiche, persone giuridiche, organizzazioni pubbliche e private.

Archiviazione Dati / Documenti

Il regolamento UE 2016/679 prevede l’archiviazione dei dati / documenti per un periodo non superiore a quello necessario per espletare le operazioni previste tenendo conto anche degli obblighi di Legge.
La Legislazione Italiana prevede un obbligo di Conservazione di tutta la corrispondenza per un periodo di 10 anni in “formato non alterabile” in base alla legge del commercio e contemplate dal diritto fiscale.
Le disposizioni civilistiche (articoli n.2214-2220 del Cod.civ.) e fiscali (articolo n.22 DPR 600/1973) impongono all’imprenditore che esercita un’attività commerciale la conservazione ordinata per un periodo di dieci anni degli originali dei documenti fiscali, dei contratti, delle lettere, dei telegrammi, ecc. sia prodotti internamente, che spediti, che ricevuti.
A tale proposito evidenziamo quanto previsto dall’art. 2215 bis C.C. (“documentazione informatica”)
“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di Legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.”

Archiviazione Posta Elettronica

Si ricorda che alle email è stato riconosciuto valore di prova scritta quindi sono a tutti gli effetti assimilabili al documento cartaceo e come tali soggette all’obbligo di archiviazione,
I messaggi di posta elettronica rientrano nei documenti informatici, con obbligo di conservazione sia per chi trasmette, sia per chi riceve. L’obbligo di conservazione sussiste per i soli messaggi a rilevanza commerciale tali cioè da impegnare giuridicamente l’azienda verso l’esterno o terzi nei riguardi dell’imprenditore. Restano pertanto esclusi dall’obbligo di conservazione i messaggi a contenuto non commerciale, e di natura privata.

DIRITTO DI RETTIFICA CANCELLAZIONE E REVOCA

Alla luce delle vigenti normative che regolamentano l’obbligo di tenere tutta la corrispondenza a carattere commerciale per un periodo di 10 anni i diritti di Rettifica, Revoca e Cancellazione hanno qualche limitazione pratica perché:
• la corrispondenza deve essere mantenuta per dieci anni quindi una richiesta di cancellazione potrà essere completamente conclusa solo passati i dieci anni dall’invio di eventuali documenti.
• una richiesta di rettifica dei dati errati potrà essere accettata ma riguarda solo i nuovi documenti prodotti. Quelli già prodotti devono essere conservati in formato inalterabile per dieci anni

Pieve Emanuele, 25/05/2018

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